Elektronické doručování a digitalizace HR dokumentů po novele zákoníku práce

2. října 2023

Elektronické doručování a digitalizace HR dokumentů po novele zákoníku práce

Co je nového?

Zásadní změny jsou v oblasti doručování důležitých pracovněprávních písemností, když dochází k zúžení okruhu písemností, které je nutné doručovat zaměstnancům do vlastních rukou a ke změně pravidel pro volbu způsobu doručení.

Které písemnosti jsou považovány za tzv. důležité písemnosti?

V okruhu důležitých písemností již nadále budou jen:

  • jednostranné ukončovací dokumenty
  • odstoupení / odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance
  • mzdový výměr / platový výměr
  • tzv. vytýkací dopisy (dle § 52/f nebo § 52/g)

Mezi důležité písemnosti tedy dále nebudou patřit pracovní smlouvy, DPP/DPČ, jejich dodatky a dohody o rozvázání.

Jak může zaměstnavatel doručovat důležité písemnosti?

Zaměstnavatel může nově doručovat primárně více způsoby, a to

  • osobně na pracovišti
  • e-mailem (tj. prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací)
  • prostřednictvím datové schránky nebo
  • osobně kdekoliv bude zaměstnanec zastižen

Není-li možné osobní doručení na pracovišti, může zaměstnavatel písemnost doručit zaměstnanci poštou.

Jaké jsou podmínky pro elektronické doručování?

S doručováním důležitých písemností e-mailem musí zaměstnanec udělit souhlas v samostatném písemném prohlášení a sdělit adresu k doručení. Písemnost k doručení musí zaměstnavatel podepsat uznávaným elektronickým podpisem.

K doručování důležitých dokumentů datovou schránou stačí, že ji zaměstnanec má zřízenu a nemá zablokováno doručování soukromých zpráv. Stačí pak podepsat prostým elektronickým podpisem.

K elektronickému doručování ostatních dokumentů není potřebný souhlas zaměstnance, stačí faktické sdělení jeho elektronické adresy.

Co to znamená pro digitalizaci HR dokumentace?

Bez větších problémů lze nově vzdáleně elektronicky uzavřít pracovní smlouvy, DPP/DPČ, jejich dodatky a dohody o rozvázání. Zaměstnanci musíte jen dokument zaslat na jeho soukromý e-mail a zaměstnanec může případně do 7 dnů odstoupit (mimo dohody o rozvázání).

Je také prakticky možné elektronicky doručit jednostranné rozvázání pracovního poměru, ale zde je nutné věnovat pozornost zejména prokazatelnému způsobu doručení.

Další novinky